Drei Tipps für mehr Effektivität und Effizienz im Arbeitsalltag

Wie Führungskräfte Ihren Arbeitsalltag effektiver und effizienter gestalten können

 

Das neue Jahr hat begonnen. Zeit für viele Führungskräfte Bilanz zu ziehen und Ziele für das Jahr 2020 zu formulieren. Dabei geht es nicht darum, dass die (schriftlich formulierten) Ziele dann auch genau so 1:1 umgesetzt werden; Ziele geben uns als Führungskräften Richtung und unterstützen uns in der persönlichen Weiterentwicklung und der Weiterentwicklung unserer Abteilung oder unseres Bereiches. Für Ihre persönliche Zielerreichung wünsche ich Ihnen natürlich alles Gute und viel Erfolg!

Damit Sie Ihre Ziele – oder möglichst viel davon – auch umsetzen, möchte ich Ihnen zu Jahresbeginn drei Hinweise geben, wie Sie Ihre persönliche Arbeitsproduktivität positiv für sich und damit auch für Ihr Umfeld gestalten können. Wenn Sie zufrieden sind, können Sie hier aufhören zu lesen, Sie haben wertvolle Zeit gespart. Wenn Sie – wie viele Ihrer Kolleginnen und Kollegen in Führungspositionen in Klinik und Pflege – gewöhnlich turbulente Arbeitstage haben und Sie das Gefühl bestimmt, dass es zuweilen chaotisch zugeht und Sie sich mehr auf die für Sie und die für Ihren Bereich wirklich wichtigen Dinge konzentrieren wollen, dann sollten Sie vielleicht weiterlesen.

Führungskräfte in Kliniken und Pflege kennen das: Sie waren den ganzen Tag auf den Beinen, haben eine Anfrage nach der anderen bearbeitet und dennoch am Abend das Gefühl, nichts richtig geschafft zu haben. Und für den morgigen Tag wartet schon wieder ein Berg, der bearbeitet werden muss.
Dabei haben Sie Projekte, wofür Sie eigentlich einmal ruhige Tage bräuchten, doch daran ist gar nicht zu denken. Die Personaldecke ist dünn, einen Puffer wie in früheren Zeiten haben Sie schon lange nicht mehr. Sie funktionieren innerhalb des Systems und fühlen sich fremd gesteuert. Dabei sind Sie doch die Führungskraft.

In die Führung sind Sie einmal gegangen, weil Sie Ihren Bereich weiter entwickeln wollten. Sie wollten „die Dinge“ bewegen, gemeinsam mit Ihren Mitarbeitern Medizin und Pflege voran treiben. Wenn Sie an diese Zeit denken, überkommt Sie Unbehagen, denn die heutige Realität sieht leider für Sie anderes aus: Ihr Kalender ist gefüllt zwischen Besprechungen auf Leitungsebene, Repräsentationsterminen, Fachtagungen und Abstimmungsterminen mit anderen Bereichen im Haus. Ihr Telefon schellt im Minutentakt. Und dann sind da noch die Mitarbeiter und die Patienten – für die Sie eigentlich Zeit haben möchten.
Die gute Nachricht: Sie sind gefragt. Die eigentliche Frage aber ist: gelingt es Ihnen, Ihre Führungs- und Fachaufgaben so zu erledigen, dass Sie abends zufrieden nach Hause gehen mit dem Gefühl, die wichtigen Aufgaben erledigt und die Ziele Ihres Verantwortungsbereiches umgesetzt zu haben.

„Stille Zeiten“ planen

Tip 1: Trennen Sie, wann immer möglich, die Erledigung wichtiger Aufgaben vom Tagesgeschäft. Wenn Sie an einem Konzept für die Weiterentwicklung Ihrer Angebote arbeiten, braucht das Ihre volle Aufmerksamkeit. Arbeitspsychologen haben aufgezeigt, dass jede (!) Störung Sie in Ihrer Konzentration unterbricht, und Sie im Anschluss wieder einige Minuten benötigen, um sich so in den Zusammenhang hinein zu denken, dass Sie an dem Punkt, an dem Sie unterbrochen wurden, weiter arbeiten können. Ob das nun bei Ihnen zehn, zwanzig oder gar dreißig Minuten sind, spielt eigentlich keine Rolle. Entscheidend ist, dass Sie immer wieder anfangen müssen und nicht richtig vorwärts kommen.

Tip 2: Wie lassen sich Störungen vermeiden? Wenn das für Sie vom betrieblichen Ablauf her möglich ist, planen Sie Ihren Arbeitstag entweder am Vorabend oder gleich morgens zu Beginn Ihrer Arbeit. Falls möglich, planen Sie sich jeden Tag eine „stille Stunde“ – möglichst zu Beginn des Tages – ein, in der Sie die für Sie wichtigen Dinge erledigen. Wichtige Dinge sind die, die Sie und Ihren Verantwortungsbereich weiter bringen. Vermeiden Sie in dieser Zeit jegliche Störungen (Tür zu, Telefon umstellen etc.) Dazu gehört auch, Benachrichtigungen am Rechner für neue Nachrichten zu deaktivieren und das Handy auszuschalten. Je ruhiger Ihr Arbeitsplatz ist, desto besser. Gegen Lärm gibt es Noise-Cancelling-Kopfhörer oder Ohrenstöpsel.

Störungen nur im Notfall

Tip 3: Kommunizieren Sie Ihren Mitarbeitern gegenüber, dass Sie in dieser Zeit nur in absoluten Notfällen gestört werden möchten. Sie arbeiten schließlich an wichtigen Führungsaufgaben für Ihren Bereich. Daran haben Ihre Mitarbeiter ebenfalls ein Interesse, dass Sie in diesem Feld Ihre Aufgaben erledigen. Schließlich geht es um die strategische Positionierung, neue Konzepte, Projekte oder die Weiterentwicklung der Patientenversorgung. Dafür benötigen Sie Zeit – das versteht jeder Mitarbeiter.

Und die Praxis: wie immer im Leben ist die Umstellung von Gewohnheiten schwierig. Je größer Ihr „Schmerzpunkt“ bei diesem Thema, desto eher werden Sie Erfolg haben. Wichtig ist, dass Sie anfangen, ins Handeln kommen und für sich ausprobieren, ob und wenn ja wann und wie eine konzentrierte ungestörte Arbeitsphase im Arbeitstag für Sie sinnvoll ist. Die Erfahrung zeigt, dass die Chance groß ist, dass Sie schon bald zu den Führungskräften gehören, die das Gefühl haben, in dieser Zeit richtig etwas geschafft zu haben. Und die diese Zeit für sich im Arbeitsalltag nicht mehr missen wollen.

Wie auch immer: ich wünsche Ihnen ein erfolgreiches Jahr 2020 – für Sie persönlich, für Ihren Bereich und für Ihre Institution!

2020-01-01T16:30:32+01:00

Über den Autor:

Ludger Dabrock
Ludger Dabrock ist bei Chefvisite für die Bereiche Führung und Compliance mit verantwortlich.